Soluţii inteligente pentru dezvoltare

Interviu cu Oliviu Matei, Manager HOLISUN, Conferenţiar universitar (dr. ing.) la Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca, Centrul Universitar Nord Baia Mare

Reporter: În ultimul timp au apărut o serie de articole despre realizările dumneavoastră. Vă rugăm să ne spuneţi şi nouă despre ce este vorba, mai exact.

Oliviu Matei: În luna mai a acestui an am finalizat construcţia noului sediu al firmei pe care o conduc – HOLISUN. Am reuşit să ne mutăm în mai puţin de un an de la data începerii lucrărilor. Acest lucru se datorează faptului că toţi cei implicaţi au fost adevăraţi profesionişti, iar dorinţa de performanţă o au toţi angajaţii şi colaboratorii noştri.

Rep.: Cum aţi reuşit finanţarea unei astfel de investiţii într-un timp atât de scurt, în această perioadă, în care din ce în ce mai multe firme dispar?

O.M.: Clădirea a fost realizată din fonduri europene (pe Programul Operaţional Regional) şi a fost concepută după ultimele standarde de confort şi eficienţă. Este aproape independentă energetic datorită utilizării de panouri fotovoltaice, care asigură mai multă energie decât este necesar în mod uzual.

Rep.: Cum se reflectă noile condiţii de lucru în activitatea dumneavoastră?

O.M. Impactul a fost imediat, în prima lună de la mutarea în noul sediu. Avem toate condiţiile necesare, astfel că numărul colegilor noştri este într-o continuă creştere, odată cu expansiunea firmei, atât din punct de vedere al produselor şi serviciilor, cât şi a pieţelor abordate.

Recent am realizat un studiu la care au participat peste 1100 de firme, referitor la problemele de management cu care se confruntă companiile româneşti. Rezultatele au fost surprinzătoare, cu atât mai mult cu cât numărul de repondenţi face ca studiul să fie valid şi relevant la nivelul întregii ţări.

Cele mai mari nevoi pe care le are managementul firmelor româneşti sunt: - Reducerea timpilor de execuţie, variantă pentru care au optat 36% dintre respondenţi. Aceasta înseamnă că managerii nu sunt mulţumiţi cu timpii de producţie, cu alte cuvinte, există timpi morţi, care trebuie reduşi sau eliminaţi.

- Reducerea numărului de rebuturi şi neconformităţi, problemă pe care o au 26% dintre cei chestionaţi, adică produsele sau serviciile pe care le respinge clientul pentru că nu corespund cerinţelor lor iniţiale.

- Respectarea standardelor şi procedurilor de lucru, care se dovedeşte un challenge pentru mai bine de jumătate dintre cei întrebaţi, respectiv 51%. Procedurile de lucru sunt descrieri cât mai precise a ceea ce se face şi a modului în care se face munca într-o firmă. Pentru fiecare poziţie sau post de lucru ar trebui să existe o procedură: cum se face vânzarea, cum se sudează, cum se face facturarea, cum se întreţin relaţiile cu clientul. Asta înseamnă că 51% dintre manageri consideră că nu se respectă procedurile de lucru sau că ele nu există. Asta e diferenţa între noi şi nemţi.

- Monitorizarea şi controlul proceselor dă multe bătăi de cap angajatorilor români. 44% dintre respondenţi au recunoscut faptul că nu pot monitoriza activităţile din firmă.

O altă întrebare din cadrul sondajului a privit pierderile financiare pe care le înregistrează lunar datorită nerespectării procedurilor şi standardelor de lucru. Astfel, 57% dintre administratori au estimat că pierd lunar până în 1.000 de euro, 27% şi-au estimat pierderile financiare între 1001 şi 5.000 de euro, iar 13% au depăşit această sumă.

Rep.: Într-adevăr, pierderile sunt mari, iar managerii sunt conştienţi de acest lucru. Există vreo posibilitate de a le contracara?

O.M.: Da, întrebarea este pertinentă. Şi noi ne-am întrebat acelaşi lucru şi am făcut un mic experiment intern, care ulterior s-a dovedit un proiect adevărat şi de succes. Am dezvoltat un soft destinat managementului proceselor într-o companie. Responsabilii pot defini fluxurile de lucru şi informaţiile necesare la fiecare pas. Utilizatorii sunt obligaţi să urmeze paşii în ordinea definită. Mai mult, trebuie să completeze informaţii despre ceea ce fac, cu un efort minim. În acest fel se asigură respectarea unor standarde de lucru, trasabilitatea tuturor activităţilor şi, în final, rezultă o serie de rapoarte şi statistici indispensabile unei bune organizări, de exemplu evaluări şi autoevaluări ale angajaţilor, ale fluxurilor de lucru, ale produselor neconforme.

„La doar o lună după utilizarea aplicaţiei în cadrul firmei, am observat o creştere a profitului cu câteva mii de euro, fără a creşte şi volumul vânzărilor. Diferenţa de bani a reprezentat economii datorate respectării cu stricteţe a procedurilor de lucru, lucru posibil acum prin utilizarea aplicaţiei nou dezvoltate. Practic, acum procedurile sunt respectate în proporţie de peste 90%, iar procesele înregistrează cu 68% mai puţine întârzieri datorate blocajelor fluxurilor de lucru”.

Prin urmare, am denumit aplicaţia „IntelliPRIM”, nume care provine de la „Intelligent Process and Information Management” şi am început să o implementăm în diverse firme partenere. Feedback-ul a fost pozitiv şi foarte motivant, de aceea la sfârşitul lunii voi participa la un târg de profil în Dubai. Este o oportunitate de a promova soluţiile noastre în ţările arabe, unde ne facem simţită prezenţa prin câteva contracte pe care le derulăm în Quatar.

Rep.: Este de notorietate implicarea dumneavoastră şi în proiecte de cercetare.

O.M.: Firma HOLISUN, se implică din ce în ce mai mult şi în proiecte de cercetare la nivel european, proiecte în care sunt implicate companii ca Electrolux şi Volkswagen. În cel mai recent proiect, HOLISUN dezvoltă soluţii inteligente pentru electrocasnice, spre exemplu boilerele să ştie când proprietarul urmează să utilizeze apa caldă şi să o încălzească în prealabil, iar frigiderele să ştie când urmează să nu fie folosite şi să se decongeleze singure.

În cadrul altor proiecte de cercetare, firma are parteneri renumiţi din România, ca Institutul de Boli Cardiovasculare Iaşi sau Universitatea de Ştiinţe Agronomice şi Medicină Veterinară din Cluj, respectiv Bucureşti. Împreună cu aceste două universităţi, vom dezvolta un sistem inteligent, care monitorizează condiţiile meteorologice din anumite locaţii de interes, iar pe baza unor algoritmi inteligenţi vor putea prognoza cu mare precizie starea vremii în următoarele zile. Ideea acestui proiect a apărut acum câţiva ani, când livezile din Maramureş au fost grav afectate de un îngheţ târziu, iar mulţi proprietari s-au aflat în pragul falimentului. Atunci a fost singurul moment când l-am văzut trist pe un bun prieten – ing. Gheorghe Sima.

Oliviu Matei face parte din generaţia tânără de manageri, fiind implicat totodată în cercetare. Conduce compania HOLISUN şi este Conferenţiar universitar (dr. ing.) la Universitatea Tehnică din Cluj-Napoca, Centrul Universitar Nord Baia Mare. Prin multă muncă, a devenit un nume cunoscut şi respectat, implicat în proiecte de cercetare la nivel naţional şi european, având parteneri de renume.

„Responsabilii pot defini fluxurile de lucru şi informaţiile necesare la fiecare pas. Utilizatorii sunt obligaţi să urmeze paşii în ordinea definită. Mai mult, trebuie să completeze informaţii despre ceea ce fac, cu un efort minim. În acest fel se asigură respectarea unor standarde de lucru, trasabilitatea tuturor activităţilor şi, în final, rezultă o serie de rapoarte şi statistici indispensabile unei bune organizări, de exemplu evaluări şi autoevaluări ale angajaţilor, ale fluxurilor de lucru, ale produselor neconforme”.

Oliviu Matei